Электронная цифровая подпись — современное средство, являющееся аналогом рукописной подписи, имеющей юридическую значимость. ЭЦП дает возможность вести электронную документацию и обмениваться ей дистанционно с компетентными организациями, партнерами и контролирующими структурами. Перед тем, как подписать документ электронной подписью, необходимо соблюсти ряд условий, благодаря которым сертификат ЭЦП можно применять практически для любых форматов электронных документов.
Технические и программные условия, необходимые для использования ЭЦП:
- операционная система Windows 7 или более поздние версии редакции не ниже Home (редакция Starter не поддерживает полноценную работу с персональными сертификатами ЭЦП);
- предустановленные пакеты Microsoft Office версии 2007, Adobe Reader версии 8 или их более поздние версии;
- предустановленные дистрибутивы актуальных версий для работы с файлами Microsoft Off и Adobe Reader;
- свободный USB-слот с пропускной способностью минимум 1.1 (рекомендован 2.0);
- при необходимости устанавливаются драйвера для USB-токена, позволяющие интегрировать сертификат ЭЦП в операционную систему.
Далее рассмотрим, как подписать документ ЭЦП в одном из документов Microsoft Office, когда сертификат электронной подписи уже интегрирован в операционную систему.
Как подписать документ электронной подписью в Word (алгоритм действий):
- создать и отредактировать документ;
- войти в меню «Файл» и кликнуть на «Защита документа»;
- выбрать подпункт меню «Добавить цифровую подпись»;
- в диалоговом окне выбрать группу и контейнер, содержащий необходимую ЭЦП;
- сохранить документ.
Для программы Excel алгоритм подписания документа ЭЦП аналогичен за исключением одного важного момента: необходимо иметь установленное дополнительное ПО MSInfopath, которое чаще всего поставляется вместе с программами Microsoft Office.
Добавляя ключ подписи, есть возможность выбрать, как именно прикрепить электронную подпись: отдельным файлом или с интеграцией в документ (последний вариант доступен только для документов в форматах .docx, .xlsx). Рекомендованным вариантом является интеграция, поскольку в данном случае создается единый файл, заверение в котором можно увидеть только через свойства документа.
Важно: если Microsoft Office выдает окно об ошибке при попытке интегрировать ЭЦП в документ, значит на компьютере не установлено аккредитованное программное обеспечение от провайдера ЭЦП, которое отвечает требованиям информационной безопасности от ФСБ.
Как подписать электронной подписью документ PDF
Для того чтобы подписать ЭЦП документ в формате PDF, можно использовать платный пакет программ Microsoft Office либо бесплатный аналог для работы с PDF-файлами — программу Adobe Reader. И в первом, и во втором случае на компьютере должны быть установлены дистрибутивы, которые позволят программам корректно распознать добавляемый сертификат электронной подписи.
Для того чтобы подписать PDF-файл с помощью Word:
- на ПК должен быть установлен Microsoft Office 2007 или более поздняя версия с актуальными обновлениями, дистрибутив и плагин для Office;
- далее выполняются операции по указанному ранее алгоритму для подписания файла в Word.
Для того чтобы подписать PDF-файл с помощью Adobe Reader:
- на ПК должен быть установлен плагин для распознавания файлов PDF;
- открыть редактируемый документ в Adobe Reader;
- войти в меню «Файл», подпункт «Подписание»;
- в открывшемся диалоговом окне выбрать нужную электронную подпись, задать параметры добавления;
- сохранить новый документ с интегрированной подписью.